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February 16, 2008

なぜ、請求書処理が苦手か

私がもっとも苦手とする事務の1つで、請求書処理があります。

なぜ苦手か、考えてみて、こういうことだとわかりました。

１．住所、名前、一字一句違わないように、入力したり、コピペするのに気を使うので疲れる
２．名前はともかく、住所はメールに書いていないことがあり、名刺を見ないといけないことが多い
３．金額についても、メールの奥深くに埋もれていることがある
４．品目も考えなければいけないことが多い

なので、メールを検索したり、名刺を検索したり、それをコピペしたりする手間が苦痛のようです。

したがって、
・送付先の住所氏名
・請求先の名称
・請求の理由・内訳
・金額
が1カ所に管理されていると、簡単なのだと言うことがわかりました。また、なるべく近いうちにエクセルのCSVをつくって、差し込み印刷ですむようにしたいと思います。

前処理でなるべくそれを捌いてから作り始めたいと思いますし、もし、これから私に請求書発行業務を望む方がいらっしゃいましたら、上記4要件をメールで教えていただけると、発行が早くなるかと思います。

お願いばかりで恐縮ですが、よろしくお願いします。

とにかく、今日はなるほど、そういうことか、とわかっただけ、一歩前進です。

窓飽き封筒でずいぶんよくなったのですが、まだまだ改善の余地ありです。コツコツいきます。

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コメント

投稿者: Taku (Feb 18, 2008 10:10:39 AM)

請求書の発行って、面倒ですよね。
私の会社ではレギュラーな仕事は営業事務の担当者が発行していますが、社長の私が取ってくるイレギュラーな仕事は自分で起票していますので、その煩雑さはよく分かっています。

で、請求書発行のいちばん手っ取り早い方法ですが、請求先に請求書を自分の代わりに作ってもらうやり方です。これは、こちらで金額の確認をして、社判だけ押せばよいので、本当にラクです。
（うちの場合に一番多いのは、トラックの買取です。所有するトラックを買取業者に売るので、本来は売る側の弊社が請求書を発行するものですが、相手側が全て請求書まで作成してくれます。これは特殊な例ですが、実際通常の取引でも、大きな印刷会社で、先方で請求書を発行してくれるところがあります。たぶん先方の事務手続きの簡略化が理由なのでしょう。）


こちらから売り込むのではなく、相手から依頼される仕事（セミナーの講師やコンサルティング等）の場合には、相手方もすんなりとやってくれるのではないでしょうか？

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