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メールの処理速度を上げたい!!

家のメールはまだいいのですが、職場のメールが返事を書くよりもたまっていく方が早い気がします。

「○○の件、どうなりました」という電話がお客様から今日も入って、「すみません、これから直ぐ送ります」とそば屋の出前みたいな返事をしてしまいました。

単に返事を書くだけならいいのですが、当然返事を書くための調べものであるとか、応答が入っているわけです。

何かいい方法はないでしょうか?

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コメント

投稿者: izumin (Apr 22, 2005 6:34:16 PM)

あまり参考にならないかもしれませんが、、、

ムギさんが「自分一人で処理される仕事」では、電子メールをコミュニケーションの手段のメインに置かない、という選択肢もありだと思います。

以下のふたつはだいぶ古い記事なのですが、現在はこれにプラス「スパム問題」がありますので、ひとりの人がメール処理にかかる手間や時間はもっと増えてるのじゃないかなあと思います(もっとも、効率的に管理する技術やフィルターなども進化はしてますが)。
http://www.atmarkit.co.jp/news/200203/28/emails.html
http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/opinion/ogawa/ogawa_200207.html

電子メールを仕事依頼などの窓口的な業務で使うには、コールセンターなど複数の担当者で共有するようなケースのほうがいいのじゃないかと私は思ってます。

いっそお客様や仕事の関係者に「メールの返事はいつになるかわかりませんのでお急ぎのときはお電話してください」と宣言してしまうのもいいのじゃないでしょうか。

あとは、お仕事のメールを秘書の方に共有して管理してもらって、待っていただく方にはとりあえずのお返事を出す、などでしょうか。

お客様や職場の都合や、機密情報などを考えると、実情はなかなかそうはいかないのかもしれませんが。。。



投稿者: izumin (Apr 22, 2005 6:43:55 PM)

書いてから思ったんですが、私のコメントって微妙に方向性がズレてるかもしれません。すみません。


投稿者: hideto (Apr 22, 2005 8:51:29 PM)

調べ物とかはわかりませんが、単純にメール処理速度を上げるには、ショートカットキーの使用やメールを読む順番、フィルタリングや単純に速読とかやればできるそうです。
ショートカットキーはおぼえれば便利かも、フィルタリングしてすぐ処理が可能なのはその場で一気に処理、時間が掛かるのは後で、なんてやるといいらしいです。
今話題の、1日5000通もメール処理してるらしい、堀江社長の方式ですが。(メール術の本はもっと詳しいのかな?)


投稿者: ムギ (Apr 23, 2005 12:37:18 AM)

izuminさん、hidetoさん、こんにちは。コメントありがとうございました。

あーーー、その通りですね。フィルタリングとか、お客さまへの期待値コントロールとか、抜本的な解決をしないといけないわけですよね。

スパムは職場にはほとんど届きませんが、それでもありとあらゆるdistribution mailの中で自分の大事なメールは埋もれていますし。

izuminさんにいただいた記事のアイデアも、役立ててみようと思います。

今は金曜日になるべく半日は外出仕事を入れないようにして、まとめて雑用を片づけて、すっきりと週末を迎える日、という設定にしているのですが、こういった考え方を他の日にもちょっとセットしてみますね。

ありがとうございました!!


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